algemeen

Testpanels geven tips hoe je duidelijke brieven kan schrijven

Vraag jij je weleens af of de brieven van jouw organisatie wel duidelijk geschreven zijn? Of de brochure goed te begrijpen is voor iedereen? Dus ook voor mensen die moeite hebben met lezen? Als je deze vragen niet volmondig met ja kunt beantwoorden, is het tijd om de communicatie eens kritisch onder de loep te nemen. Bijvoorbeeld door de testpanels met taalambassadeurs van vereniging ABC in te schakelen. Maar je kunt ook zelf al veel doen.

We kloppen aan bij Hank Gronheid van vereniging ABC met de vraag hoe je brieven zo kunt schrijven, dat iedereen ze begrijpt. “Het belangrijkste is dat je anders naar een tekst leert kijken. Ik adviseer altijd om het breed aan te pakken. Stap één is je team een training helder communiceren te laten volgen. Vervolgens laat je de brieven nakijken op duidelijk taalgebruik. Liefst door de doelgroep, bijvoorbeeld door een testpanel van vereniging ABC, maar je kunt er ook een bureau voor inschakelen. Stap drie is ervoor zorgen dat de nieuwe inzichten een vaste plek in de organisatie krijgen, zodat alle communicatie voortaan de deur uit gaat in taal die iedereen snapt. Uiteindelijk maakt helder taalgebruik de wereld niet alleen begrijpelijker voor laaggeletterden, maar voor ons allemaal.”

Ervaringsdeskundigen
Hank werkt al elf jaar als begeleider en contactpersoon van de testpanels van vereniging ABC, regio Noord-Holland. De testpanels bestaan uit taalambassadeurs die getraind zijn om teksten te beoordelen op heldere taal. Het zijn allemaal ervaringsdeskundigen die vroeger zelf moeite met lezen hadden. Als geen ander kunnen zij verwoorden hoe het is als je lage basisvaardigheden hebt op het gebied van taal, rekenen, gezondheid en computers.

Testpanel op maat
Het testpanel buigt zich tegen een geringe vergoeding een dagdeel over de tekst; de opdrachtgever schuift hierbij aan. Die kan dan zelf ervaren hoe een laaggeletterde met de tekst omgaat en zich laten verrassen door de uitspraken van de panelleden. “Ik laat de taalambassadeurs bijvoorbeeld een stukje voorlezen. Dat is heel verhelderend. Je hoort dan direct dat de boodschap niet overkomt: zinnen lopen gewoon door, zonder komma’s en punten, woorden vallen weg, want wat ze niet begrijpen, spreken ze ook niet uit.”

Geen plaatjes, maar foto’s
Helder communiceren gaat niet alleen over woordkeuze en schrijfstijl, vertelt Hank. Het panel let ook op kleur, indeling, vormgeving en afbeeldingen. “Laatst hebben we een brochure getest met een vrolijk plaatje van een jonglerende clown. De boodschap was ‘alle ballen in de lucht houden’, maar die kwam bij geen van de panelleden over. Spreekwoorden en gezegden moet je interpreteren, dus dat is geen heldere communicatie. Een plaatje ook niet, want dat kun je op meer manieren uitleggen. Wij adviseren: kies voor een foto, want die vertelt wat je moet zien. Ook bij pictogrammen gaat het vaak mis. Daarbij wordt zo veel mogelijk context weggelaten om eenvoudig te zijn, maar het tegenovergestelde wordt bereikt: zo’n symbooltje is zo abstract, dat een laaggeletterde niet meer herkent waar het over gaat.”

Tips en tops
Tijdens het testen worden de knelpunten zichtbaar en vooral: hoe die aangepakt kunnen worden. De opdrachtgever gaat hier vervolgens zelf mee aan de slag. “We schrijven dus geen nieuwe tekst, maar geven tips en ‘tops’ mee (gelukkig gaan er ook dingen goed). Een tip die we eigenlijk altijd geven is: wees concreet. En: doe geen aannames. Weet je wat een heel moeilijk zinnetje is? ‘Drie maal daags bij de maaltijd.’ Dit gaat ervan uit dat iedereen dezelfde dagindeling heeft, en drie keer per dag een maaltijd eet! Maar heel veel mensen doen dat niet, en nemen de medicatie dan dus ook niet gelijk verdeeld over de dag in.”

Win-winsituatie
Wat vinden de organisaties die hun materiaal hebben laten testen er zelf van? Hank: “Ze zijn altijd onder de indruk, ook van de panelleden. Vaak vragen ze bij een vervolgopdracht of een specifieke taalambassadeur ook weer meedoet omdat ze zoveel van hem of haar hebben geleerd.” Ook de panelleden zelf zijn enthousiast. Over een testmiddag bij de Sociale Verzekeringsbank vertelt een van hen: “Ik leer hier zoveel van! Wij mogen zeggen wat we ervan vinden en ze luisteren gewoon naar ons. Het mooie is: ze gaan het nog veranderen ook!”

Taaltips van het testpanel

Met deze tips is helder communiceren een abc’tje.

  • Schrijf in eenvoudige taal, op het zogenaamde A2/1F-niveau. Dit is het niveau dat kinderen aan het eind van de basisschool moeten hebben. We adviseren de overheid landelijk en bij gemeentes de Europese taalniveaus A2 of B1 te gebruiken.
  • Begin met de hoofdboodschap en leg die daarna uit.
  • Schrijf in korte alinea’s en gebruik sub kopjes, ook in brieven.
  • Gebruik alledaagse woorden en leg moeilijke woorden en begrippen uit.
  • Geef concrete voorbeelden.
  • Hou de informatie zo kort mogelijk.
  • Werk met kaders, zodat direct duidelijk is dat een onderwerp is afgerond.
  • Vermijd pictogrammen en gebruik liever een foto dan een plaatje.

Factsheet en voorbeelden

Wil je weten wat je nog meer kunt doen om je brieven voor iedereen begrijpelijk te maken? De factsheet ‘Eenvoudige taal voor laaggeletterden’  van Stichting Lezen en Schrijven geeft concrete schrijftips en adressen van organisaties die je kunnen helpen. Ter inspiratie kun je ook een voorbeeldbrief van de gemeente en een voorbeeldflyer van de bedrijfsarts bekijken.

Oproep: taaltesters gezocht!
Vereniging ABC zoekt nieuwe taalambassadeurs om de testpanels te versterken. Ben jij een taalaanbieder in Noord-Holland, werk je in het onderwijs of bij de bibliotheek? Hank is op zoek naar de enthousiasteling uit jouw lesgroep. En help deze toekomstige taalambassadeur om in contact te komen met Hank Gronheid van vereniging ABC, e-mail: hgronheid@gmail.com.
Alle afdelingen van ABC zijn dringend op zoek naar nieuwe Taalambassadeurs, ervaringsdeskundigen die naast hun missie als Taalambassadeur in Testpanels hun stem willen laten horen.

Over vereniging ABC
Vereniging ABC is een belangenbehartiger van en voor laaggeletterden. De vrijwilligersorganisatie is 22 jaar geleden ontstaan uit de doelgroep zelf. Ze hebben drie doelen: belangen behartigen, scholingsaanbod stimuleren en ontmoetingen met taalambassadeurs organiseren. De testpanels zijn een belangrijke activiteit van de stichting. De panels zijn te vinden in verschillende provincies en hun aantal groeit. Lees meer over de vereniging op: http://www.a-b-c.nu

Hank wandelt met een testpanel door Alkmaar